Algemeen

Voor veel ondernemers een maar al te bekend onderwerp: een goede balans vinden tussen werk en privé. Maar dat geldt niet alleen voor tijd en energie. Ook financieel is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen privé en zakelijk. Een zakelijke rekening helpt daarbij. Toch kan er op een zakelijke rekening behoorlijk wat chaos ontstaan. In dit artikel staan een aantal tips om de zakelijke financiën te organiseren en overzichtelijk te houden.

Werken met spaarpotjes

De meest makkelijke manier om overzicht te creëren op een zakelijke rekening, is het werken met spaarpotjes. Een zakelijke rekening bestaat meestal uit een betaalrekening en een spaarrekening. De betaalrekening is bedoeld voor het betalen van rekeningen op de korte termijn. Of met andere woorden: voor de dagelijkse gang van zaken. 

De spaarrekening kan gebruikt worden voor het maken van verschillende spaarpotjes. Bij de meeste banken zijn deze erg gemakkelijk aan te maken. En voor elk spaarpotje kan een ander spaardoel opgegeven worden. Zo kan er bijvoorbeeld een specifiek doelbedrag ingesteld worden, en de voortgang kan de ondernemer zelf bijhouden. Maar dat hoeft niet. Vrij sparen in een spaarpotje is uiteraard ook mogelijk. 

Onderscheid in de kosten

Om het overzicht te behouden, is het handig om de spaarpotjes in te delen in vijf groepen:

1. BTW
2. Belastingen
3. Leningen & Investeringen
4. Personeel
5. Winst

Zet de BTW direct apart

Ondernemers rekenen btw over hun producten of diensten. De klanten betalen dit bedrag via de factuur. Om chaos te voorkomen, is het slim om het btw-bedrag direct apart te zetten in een spaarpotje. Dit bedrag moet namelijk afgedragen worden aan de Belastingdienst. Het is de omzetbelasting. Btw over zakelijke kosten mag de ondernemer aftrekken. Hierdoor wordt het af te dragen btw-bedrag onder aan de streep minder. Met een apart btw-spaarpotje is het direct duidelijk hoeveel btw er betaald moet worden en welk bedrag de ondernemer mag aftrekken. 

Reservering voor belastingen

Naast de btw betaalt de ondernemer inkomstenbelasting. Hoeveel dat precies is, is lastig te zeggen. Het hangt af van de winst van het afgelopen jaar. Hoe hoger de winst, hoe meer belasting de ondernemer betaalt. Belastingen worden altijd achteraf berekend. Daarom is het slim om vooraf geld apart te zetten. Hoeveel dat is, hangt af van de bedrijfsvorm en de omzet. Een zzp’er krijgt bijvoorbeeld met andere regels te maken dan een bv. Een accountant of boekhouder kan hierbij helpen.

Leningen & Investeringen

Ondernemers krijgen te maken met verschillende soorten kosten. Denk hierbij aan een bedrijfspand huren of kopen, het betalen van het personeel of het inkopen van materialen. Om het bedrijf te laten groeien, zullen er kosten gemaakt moeten worden. Dit kan met eigen spaargeld, maar ook met een zakelijke lening. 

Met een apart spaarpotje voor leningen & investeringen wordt het geld dat bedoeld is voor een investering ook echt daarvoor gebruikt. En niet om allerlei financiële gaten te dichten. Bovendien wil een bank graag weten wat de plannen van de ondernemer zijn met de gevraagde bedrijfsfinanciering. Met overzicht op de zakelijke rekening kan de ondernemer zonder probleem dit laten zien. Een duidelijk overzicht geeft niet alleen rust voor de ondernemer, maar ook vertrouwen aan de bank.

Wel of geen personeel

Niet alle ondernemers hebben personeel in dienst. Is dit wel het geval? Dan is het van belang om te weten wat de kosten hiervan zijn. En deze kosten apart te sparen in een potje. Bijvoorbeeld voor de komende 3 of 6 maanden. Zo zijn de kosten alvast apart gezet, en kan het personeel netjes op tijd uitbetaald worden. 

Ondernemers krijgen vaak te maken met wisselende inkomsten. Om die reden kan het fijn zijn om een zakelijke buffer op te bouwen voor het uitbetalen van het personeel. Mochten de inkomsten tegenvallen, dan kan het loon of de factuur wel betaald worden.

Potje voor de winst

Naast de spaarpotjes voor de verschillende kosten, is het erg leuk om een apart potje te maken voor de winst. De winst uit het bedrijf kan natuurlijk direct in andere spaarpotjes worden gestopt. Bijvoorbeeld voor het doen van investeringen. Maar een klein potje apart houden als winst geeft vooral een goed gevoel. 

Maak een eigen indeling

Overzicht op een zakelijke rekening creëren is niet moeilijk. Met behulp van verschillende spaarpotjes is dit zo gedaan. Iedereen kan op zijn of haar eigen manier de zakelijke spaarpotjes indelen. Al met al gaat het erom dat alle inkomsten en kosten niet op één hoop worden gegooid, maar gescheiden blijven. Dit geeft niet alleen overzicht, maar vooral veel rust. Op deze manier zorgt een onverwacht hoge factuur of een tegenvallend belastingaangifte niet direct voor chaos en gedoe.

> Meer informatie over de zakelijke rekening

Een goed idee, maar geen spaarpot. Concrete plannen, maar geen investeerder. Een bedrijf opzetten of laten groeien kost geld. En niet iedereen beschikt over genoeg spaargeld om al zijn of haar plannen te realiseren. In dat geval kan bedrijfsfinanciering via crowdfunding uitkomst bieden. Maar ook hier geldt: niet iedereen krijgt dat zomaar voor elkaar. Wat is er voor nodig om in aanmerking te komen voor een lening via crowdfunding?

Samen instappen in het bedrijf

Crowdfunding is – zoals het woord het al zegt – funding via een crowd. Oftewel: meerdere investeerders investeren in een bedrijf. Er zijn verschillende manieren van crowdfunding. Eén daarvan is een lening via crowdfunding. Net als bij een zakelijke lening via de bank wordt er geld uitgeleend en dit bedrag moet, inclusief rente, na een bepaalde periode weer terugbetaald worden. 

Het verschil? Er is niet één partij (de bank) die geld uitleent, maar verschillende financiers lenen tegelijkertijd geld aan het (nieuwe) bedrijf. De zakelijke lening wordt als het ware in meerdere stukjes geknipt. En elke investeerder financiert een deel ervan. 

Deze manier van financieren is vooral geschikt voor groeikapitaal, herfinanciering of het financieren van extra bedrijfsmiddelen. Maar ook startende ondernemers met een veelbelovend concept kunnen in aanmerking komen voor een crowdfundlening. 

Wees altijd goed voorbereid

Bij elke vorm van crowdfunding geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Investeerders zijn natuurlijk geïnteresseerd in een goed idee. Maar daar blijft het niet bij. Zij willen een uitgewerkt concept inclusief ondernemersplan zien. Waar wordt hun geld voor gebruikt? Wat zijn de verwachtingen? En welk rendement kunnen zij verwachten?

Hierbij is het van belang om tenminste de meest recente jaarrekening, het ondernemersplan en een belastingaangifte te laten zien. Een bedrijf dat aantoonbaar groeit, heeft een grotere kans om in aanmerking te komen voor een lening. Hierbij is het van belang om een realistisch beeld te schetsen en de groeipotentie van het bedrijf te laten zien. 

Crowdfunding = pitchen

Een concreet plan, goede financiële prognoses en keiharde cijfers zijn uiteraard belangrijk. Maar bij crowdfunding is dat niet het enige wat telt. Om investeerders te overtuigen, is er een goed verhaal nodig. Zij moeten vertrouwen krijgen in het bedrijf. En zo enthousiast worden dat zij willen investeren. Hoe dan? Door een goed verhaal te pitchen. Het opdreunen van feiten en cijfers is hierbij niet genoeg. Het moet een authentieke pitch zijn, waarbij de ondernemer laat zien waarom hij of zij dit briljante idee tot een succes gaat maken. 

Een geschikt platform kiezen

In Nederland zijn er verschillende platforms voor crowdfunding. Elk met een eigen doelgroep en werkwijze. Daarom is niet elk platform geschikt voor elk idee. Het gaat erom dat de crowdfundingsactie goed aansluit bij de investeerders die op dat platform actief zijn. Dit zorgt voor de grootste kans op bedrijfsfinanciering via een crowdfundlening. Via een crowdfundingplatform wordt er gezocht naar een match met investeerder. Maar een platform zorgt ook voor naamsbekendheid. Hoe meer mensen de campagne zien, hoe meer mensen op de hoogte zijn van de plannen. En hierbij komt een stukje marketing om te hoek kijken.

Nu begint het harde werken pas…

Want zodra de crowdfundingsactie online staat, stroomt het geld echt niet zomaar binnen. Nu begint het echte werk eigenlijk pas. De pitch brengt de plannen onder de aandacht. Maar deze aandacht moet wel vastgehouden worden. Vanaf de eerste dag is het de bedoeling dat het grote publiek continu met de campagne in aanraking komt. Een goed voorbereide campagne is essentieel om in aanmerking te komen voor een lening via crowdfunding én om naamsbekendheid te creëren. 

Als ondernemer is het mogelijk om gebruik te maken van een Payment Service Provider (PSP). Deze dienst regelt al het online betalingsverkeer van de webwinkel. Dit neemt veel werk uit handen, want de klanten kunnen zelf op verschillende manieren afrekenen. Bovendien is een PSP altijd veilig door het optimale betalingsproces. 

Wat is een Payment Service Provider?

In een winkel kan een klant op twee manieren betalen: cash of met een PIN betaling. Betaalt de klant met contant geld? In dat geval is er sprake van een direct transactie. De klant geeft het geld aan de verkoopmedewerker, en het geld komt direct in de kassa terecht. Maar betaalt de klant met pin? Dan komt het betaalde bedrag van de rekening van de klant op de rekening van de winkel. Een Payment Service Provider – afgekort PSP – voert deze transactie uit. Of met andere woorden: een PSP zorgt ervoor dat de PIN betaling van rekening A naar rekening B gaat. 

PSP voor webwinkels

In een webwinkel kan een klant alleen online betalen. Het is daarom ontzettend belangrijk dat het betalingsproces soepel verloopt. Veiligheid en gemak staan hierbij voorop. Een PSP helpt daarbij. Deze betalingsdienst zorgt er namelijk voor dat klanten direct online kunnen afrekenen en dat de ondernemer gelijk zijn geld krijgt. Bovendien kan de ondernemer zelf kiezen welke betalingsmogelijkheden hij of zij aanbiedt. Zo is iDeal de meest voorkomende betaalmethode in Nederland, maar zeker niet de enige. Naast iDeal kan de ondernemer bijvoorbeeld betalingen via PayPal of creditcard aanbieden. 

Hoe werkt een Payment Service Provider?

Een Payment Service Provider (PSP) faciliteert online betalingen. Zodra een klant een online bestelling plaats en betaald, komt de betaling terecht bij de PSP. Per transactie rekent de PSP kosten. De zogeheten transactiekosten. Daarnaast kan de PSP een commissie in rekening brengen. In dat geval wordt er een klein percentage van het betaalde bedrag afgetrokken. Vervolgens wordt het betaalde bedrag van de klant minus de transactiekosten en/of commissie overgemaakt op de zakelijke rekening van de ondernemer. 

Webwinkel zonder Payment Service Provider?

Bij een PSP staan snelheid, gemak en veiligheid voorop. Online klanten willen dan ook binnen een paar klikken iets bestellen en betalen. Zonder een Payment Service Provider zou elke transactie via een aparte bankoverschrijving moeten verlopen. Dat kost veel te veel tijd. En klanten willen dat niet. Een webwinkel zonder Payment Service Provider is dan ook niet denkbaar. De PSP zorgt ervoor dat iedere klant direct kan afrekenen met de door hem of haar gekozen betaalmethode. 

Welke PSP kiezen?

Bij het opstarten van een bedrijf komt veel kijken. En het kiezen van een PSP is vaak niet het eerste waaraan wordt gedacht. Maar zeker niet onbelangrijk. Een PSP zorgt niet alleen voor soepel betalingsverkeer, maar er is ook een verschil in kosten. Net zoals dat er meerdere aanbieders zijn voor een zakelijke lening of zakelijk krediet, zijn er ook meerdere PSP’s. Voorbeelden van Payment Service Providers zijn Mollie, Buckaroo, Adyen en Multisafepay. Payment Service Providers sluiten contracten met banken. Om die reden zijn de kosten per transactie lager. En hier profiteert de ondernemer met webshop van. Het kiezen van de beste PSP kan dus voordeel opleveren. Door de verschillende aanbieders te vergelijken, wordt het duidelijk wat het verschil in service en kosten is. Denk bij het vergelijken aan:

• De kosten per transactie
• Vaste kosten per maand of per jaar
• De geboden service
• Uit welke betaaldiensten gekozen kan worden
• Welke mogelijkheden de PSP biedt, zoals administratie tools, koppeling met software of het versturen van betalingsherinneringen

Ondernemers werken vaak vanuit huis. Maar het kan ook zo zijn dat er een externe bedrijfsruimte, zoals een kantoor, nodig is. Bijvoorbeeld als het bedrijf groeit en een thuiskantoor niet meer genoeg ruimte biedt. In dat geval is er de mogelijkheid om een bedrijfsruimte te kopen of te huren. 

Wat zijn de voordelen van huren?

1.     Meer flexibiliteit

Vooral als startende ondernemer kunnen de eerste jaren onzeker zijn. Er zullen periodes van groei zijn. Maar ook tijden dat het financieel wat minder gaat. In dat geval biedt een bedrijfsruimte huren meer flexibiliteit. Het huurcontract kan te allen tijden opgezegd worden, zodat de ondernemer niet voor onbepaalde tijd vastzit aan het bedrijfspand. 

Daarnaast kan het zo zijn dat de zaken zo goed gaan, dat het bedrijf de bedrijfsruimte ontgroeit. In dat geval is het makkelijker om op zoek te gaan naar een nieuwe locatie. Het huurcontract wordt opgezegd en de ondernemer hoeft zich geen zorgen te maken over een nieuwe huurder. Het is wel van belang dat de afspraken in de huurovereenkomst in het oog worden gehouden. Denk hierbij aan de opzegtermijn en de duur van het huurcontract. Zo kan het zo zijn dat het huurcontract voor minimaal één of twee jaar wordt getekend, waardoor het contract niet tussentijds opgezegd kan worden.

2.     Vaste maandlasten

Een bedrijfsruimte huren heeft daarnaast het voordeel dat er geen extra, onverwachte kosten zijn. Huurders betalen een vaste prijs per maand en hoeven daarbij geen rekening te houden met onderhoudskosten en aankoopkosten. Kosten als gevolg van bijvoorbeeld een nieuwe laag verf, lekkage of ruitschade worden in principe door de eigenaar van het pand betaald. Zo weet de ondernemer precies wat hij of zij per maand betaalt aan huurkosten. 

Wat zijn de nadelen van huren?

1.     Geen eigen baas

Huurders worden geen eigenaar van het pand. Hierdoor moeten zij altijd rekening blijven houden met de huurbaas. Het kan zo zijn dat de verhuurder bepaalde eisen stelt. Zo mag niet iedere huurder de bedrijfsruimte naar eigen smaak verven of verbouwen. In het huurcontract staan voorwaarden waaraan de huurder zich altijd moet houden. Doet de huurder dit niet? Dan kan de verhuurder besluiten om het huurcontract op te zeggen. Daarnaast kan de verhuurder besluiten om de voorwaarden te veranderen, bijvoorbeeld door de huur te verhogen. 

2.     Geen voordeel van waardestijging

Het kan zo zijn dat de waarde van het bedrijfspand stijgt. De eigenaar van het pand profiteert in dat geval van deze waardestijging. Huurders hebben dit voordeel niet. Zij zijn geen eigenaar en bouwen door middel van huren geen vermogen op. 

Wat zijn de voordelen van kopen?

1.     Vermogen opbouwen

Het kopen van een bedrijfspand is een investering. In de loop der jaren kan de waarde van de bedrijfsruimte stijgen, waardoor de investering ook in waarde stijgt. Bovendien kan in sommige gevallen de rente op de bedrijfsfinanciering lager uitvallen dan de huurprijs. 

2.     Geen rekening houden met verhuurder

Huurders moeten altijd rekening houden met de verhuurder. Kopers hoeven dit niet. Zij zijn zelf eigenaar van het bedrijfspand en kunnen daardoor de ruimte geheel naar eigen smaak verbouwen en inrichten. 

Wat zijn de nadelen van kopen?

1.     Verantwoordelijk voor alle kosten

Iedere eigenaar van een bedrijfspand is zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en de bijkomende kosten hiervan. Hoe hoog deze kosten kunnen oplopen, hangt af van de grootte en de leeftijd van de ruimte. Een oud kantoorpand zal veel onderhoud nodig hebben, waardoor dit een behoorlijke kostenpost kan worden. 

2.     Investering kan in waarde dalen

Een bedrijfspand kopen is een investering. Deze investering kan in waarde stijgen, waardoor het vermogen groeit. Maar de bedrijfsruimte kan ook minder waard worden. Als de ruimte voor minder wordt verkocht, dan is er sprake van een verlies. Bovendien is het niet altijd makkelijk om een bedrijfspand weer te verkopen. Huurders kunnen de huur opzeggen. Als koper kan dit niet. Er is altijd het risico dat het pand voor minder wordt verkocht. 

3.     Eisen energielabel

In het Bouwbesluit staat dat ieder kantoor vanaf 1 januari 2023 van 100 m² of groter minimaal energielabel C moet hebben. Met andere woorden: een primair fossiel energieverbruik van maximaal 225 kWh per m² per jaar. Voldoet het pand niet aan deze eisen? Dan mag de bedrijfsruimte niet meer al kantoor gebruikt worden. 

Huren of kopen?

Of het verstandiger is om een bedrijfsruimte te huren of te kopen, is lastig te zeggen. Het hangt van de wensen van de ondernemer af. Maar dat is niet het enige. Ook spelen de financiering, de grootte van het bedrijf en de toekomstplannen mee. Daarnaast is er de mogelijkheid om huren en kopen te combineren. Zo is het mogelijk om een bedrijfsruimte op eigen naam te kopen en deze vervolgens aan de onderneming te verhuren. Met de ontvangen huur wordt de rente en aflossing op de hypotheek betaald. Een andere optie is een groot bedrijfspand kopen en een deel daarvan verhuren aan andere ondernemers. Voor welke optie ook wordt gekozen, het is altijd verstandig om professioneel advies in te winnen.

Volgens onderzoek van het CBS had ruim 20% van alle MKB-bedrijven in de periode van juli 2019 tot juli 2020 behoefte aan nieuwe externe financiering. Het aantal aanvragen voor financiering was hiermee vergelijkbaar als het jaar daarvoor. Wel was het bedrag dat de bedrijven aanvroegen een stuk lager als voorgaande jaren. Een verklaring hiervoor is de coronacrisis, en het geld was dan ook grotendeels bedoeld om een moeilijke periode te overbruggen. In het onderzoek van het CBS is de coronasteun vanuit de overheid niet meegenomen. 

Toch zijn er al veel bedrijven die nadenken over de periode na de crisis. Voor veel bedrijven is juist nu het moment om nieuwe investeringen te doen, zoals het investeren in de digitalisering of het betreden van nieuwe markten. En hierbij wordt allang niet meer alleen gerekend op de traditionele banken. Er zijn een aantal duidelijke trends te zien voor het aantrekken van externe financiering.

Alternatieve financiering wint terrein

Steeds meer ondernemers kloppen bij digitale kredietverstrekkers aan voor een zakelijke lening. En het aanbod aan alternatieve financiering stijgt dan ook enorm. Als de bank een financieringsaanvraag afkeurt, dan betekent dit niet automatisch dat een ondernemer geen geld kan krijgen. Online financiers bieden de mogelijkheid om vanuit huis snel en eenvoudig een lening aan te vragen. Binnen een paar minuten weet een ondernemer of en hoeveel hij of zij kan lenen. Wekenlang wachten op de goedkeuring van een financieringsaanvraag is daarmee verleden tijd. De trend van online geldzaken regelen zet zich zeker voort; het wordt steeds makkelijker om vanuit thuis alles te regelen, zowel voor bedrijven als voor consumenten. 

Crowdfunding of community financiering?

Iedereen weet inmiddels wat crowdfunding is. Een groep mensen (de crowd) investeert in een project of bedrijf. Vaak gaat het dan om het lanceren van nieuwe producten of diensten, of het financieren van een project met een maatschappelijk doel. Maar er is een nieuwe trend gaande: community financiering. Dit is een soort crowdfunding, maar dan lokaal. Bij community financiering investeren buurtbewoners of mensen met hetzelfde doel in een lokaal bedrijf. Denk aan de lokale bakker of het creëren van nieuwe buurtvoorzieningen. Steeds meer bedrijven spelen hierop in, en betrekken kun vaste klantenkring bij het aantrekken van nieuwe liquide middelen. 

Niet meer wachten op debiteuren

Liquiditeitsproblemen kunnen ontstaan omdat klanten hun rekeningen niet op tijd of helemaal niet betalen. Voor veel ondernemers een grote ergernis. Het geld staat in de boeken onder het kopje debiteuren, maar het zit als het ware ‘vast’. Hierdoor is er vaak onvoldoende werkkapitaal, waardoor nieuwe invetseringen uitgesteld moeten worden. Of erger: lopende rekeningen niet betaald kunnen worden. Om dit te voorkomen, wordt er steeds vaker een factoringmaatschappij ingeschakeld. De debiteurenadministratie wordt daarmee uit handen gegeven. Niet betaalde rekeningen worden voorgeschoten en de cashflow blijft stromen!

De opkomst van de financieringsmix

Een financieringsmix – of stapelfinanciering – wordt steeds populairder. Waar er vroeger één lening bij één bank werd afgesloten, kiezen nu steeds meer ondernemers om verschillende kredietverstrekkers in te schakelen. Een nieuwe investering wordt met een financieringsmix betaald uit verschillende bronnen, zoals het eigen vermogen, een lening bij een online financier, donaties van bekenden en een zakelijk krediet. Stapelfinanciering zorgt ervoor dat de ondernemer niet langer afhankelijk is van één financier. Wanneer er kleine(re) bedragen bij verschillende partijen worden geleend, wordt het risico gespreid. Niet alleen fijn voor de ondernemer, maar ook banken omarmen deze financieringsmix steeds meer. Zo bieden sommige kredietverstrekkers al de combinatie van het krediet en de lening aan. 

PSD2 voor betaaldiensten

PSD (Payment Service Directive) is de Europese richtlijn voor de regulering van de betaaldiensten binnen de EU. De PSD2 is de nieuwste update van deze richtlijn. Deze nieuwe richtlijn zorgt ervoor dat er meer concurrentie en innovatie op de betaalmarkt komt. Drempels voor nieuwe toetreders worden bijvoorbeeld weggenomen, waardoor de concurrentie zal toenemen. Dit maakt het voor ondernemers nog makkelijker om externe financiering aan te trekken. Door PSD2 kunnen ondernemers namelijk andere dienstverleners dan de eigen bank toegang verlenen tot hun betalingsgegevens. Hiermee kan er makkelijker gebruik worden gemaakt van innovatieve diensten, zoals apps. 

Een financieel adviseur inschakelen

Tijdens de coronacrisis kregen veel ondernemers het zwaar te verduren. Niet alleen daalde de omzet, ook kwam er een heleboel op hen af op financieel vlak. Het aanvragen van steunmaatregelen, het maken van een goede prognose en het aantrekken van nieuwe financiering is voor veel ondernemers geen dagelijkse kost. Daarom werd er steeds vaker een financieel adviseur of boekhouder ingeschakeld. Een slimme keuze, want juist in tijden van crisis is het belangrijk om de liquiditeit op peil te houden en slim om te gaan met uitgaven. Een financieel expert kan precies vertellen waar nog wel winst is te behalen en welke kosten beter uitgesteld kunnen worden. Ook kan een adviseur helpen om de juiste mix van financiering te maken.